辞めた社員のマイナンバーのデータ削除について

● 辞めた社員のマイナンバーのデータ削除について

● 退職者のマイナンバーはすぐに削除すべき？

マイナンバー制度においては、行政機関等に個人番号を記載した書面を提出するために必要な場合を除いて保管してはならないと規定されています。
つまり、社会保険や雇用保険の手続きが必要なくなった個人番号のデータは速やかに削除する必要があります。
ところで、退職した社員の個人番号データはいつ削除すればよいのでしょうか？

この問題を考えるには、各種資料の保存期間について確認する必要があります。
『特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン』には「…保存期間を経過した場合には個人番号をできるだけ速やかに廃棄または削除しなければならない。
なお、その個人番号部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で保管を継続することは可能である」と規定しており、事実上、退職者の個人番号データを削除するタイミングは企業に委ねられています。
企業には税務関係の資料が保存されていると思われますが、税法上の資料保存期間は7年です。
さらに繰越欠損金が発生した法人は9年間の更正期間があるため、実際には9年間の保存が必要です。
繰越欠損金については、平成29年4月1日以後に開始する事業年度において発生した分から10年に改正されるため、実務上は10年間の保存となります。
10年の間に退職者の個人番号が必要になる場面はあまり考えられませんが、税務調査に対応する可能性を考慮すれば10年間は保存しておいたほうが無難だといえるでしょう。

● マイナンバーの削除方法は？

社会保険や税務上の関係書類の保存期間を過ぎれば、企業は不要になったマイナンバーを削除しなくてはなりません。
これが書類などの紙ベースで保存されているものであれば、シュレッダーで裁断して焼却するなど復元不可能な状態にすれば済む話です。
これがデータとして保存されている場合はどうすればよいのでしょうか？
単純にデータを削除するだけでは市販のデータ復旧ソフト等で復元できる可能性があります。
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また、マイナンバー制度で義務付けられている廃棄削除の記録も『消去証明書』を発行しています。
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