個人にも企業にも関係する！マイナンバー管理

マイナンバーとは？

2016年1月1日からマイナンバー制度の運用が始まります。マイナンバー制度とは、「社会保障・税番号制度」のことを言い、日本に住民票がある個人に対し、市町村長が番号を付与する制度です。一般的には、一度与えられた番号が一生涯自分の番号となります。
「マイナンバー受け取り拒否」などが話題になりましたが、たとえ「マイナンバー通知カード」を受け取らなかったとしても、すでに個人には番号が付与されているので、この制度が続く限り自分の番号はすでに存在しています。
また、「マイナンバー通知カード」以外にも個人の任意で「個人番号カード」を申請することができます。個人番号カードは、ICチップが付いた顔写真入りのカードで、このカードがあれば、運転免許証のような身分証明書として利用できるほか、各自治体の手続きや電子申告による確定申告などにも使えるようになります。
今後、個人を特定する情報は、マイナンバーと連携させることで、社会保障、税、災害対策に利用されていく見込みです。マイナンバーを使うことで個人に関する情報を横断的に、正確に連携していくことになり、行政などの関連機関では、さらに効率的な事務運営が期待されているのです。

マイナンバーの罰則

しかし、情報を連携させる上でますます気をつける必要があることは、情報漏えいです。
個人のマイナンバーは役所以外にも、企業が従業員の税金や社会保険の手続きのために収集します。また、たとえ個人事業主や企業に所属していなくても、年金や雇用保険、医療保険、生活保護、確定申告など、行政手続きをはじめとした様々な場面で、マイナンバーを記入することが求められていきます。そのため、マイナンバーの保管から利用、破棄にいたるまで厳密な管理が必要になるのです。
特に従業員などのマイナンバーを集めた企業は、そのマイナンバーの適正な管理、そして法定調書に記載するなどの義務が課されます。マイナンバーの取り扱いは、法律や条例によって厳しく定められているのです。
たとえば、もし従業員のマイナンバーを扱う事務に携わっている者が、故意に正当な理由もなく個人の番号を漏えいさせた場合は、「４年以下の懲役　または200万円以下の罰金」が科せられるという厳しい罰金・罰則があります。そのため、企業には個人情報保護法以上に厳しい保護措置が求められて言えるでしょう。

番号漏えいが起こる可能性

企業や個人でマイナンバーが漏えいする可能性に、以下のような事例が考えられるため、それぞれ注意が必要です。

【企業での漏えい】

• 事務担当者がメールやSNSなどを通じてマイナンバーを誤送信してしまう
• 番号管理者や番号を不正に入手した従業員がデータを持ち帰る
• 企業のパソコンにウィルス感染が起こったり外部からハッキングされる　など

【個人による漏えい】

• 「マイナンバー通知カード」「個人番号カード」を紛失する
• 行政手続きを装う詐欺に番号を伝えてしまう
• 企業のパソコンへのウィルス感染や外部からのハッキング　など

「保管」だけでなく「記録」も

上記以外にも、マイナンバーを扱う人が多くなればなるほど、漏えいルートは増え続けていく可能性があります。だからこそ、番号を扱う人は厳重な注意が必要になるのです。そして、マイナンバーを管理するためには、日ごろの現預金の管理やパソコンのセキュリティ対策、また従業員のアクセス権限の見直しなど、準備しておくことはたくさんあります。また、企業に限らず個人レベルでも「マイナンバー通知カード」「個人番号カード」の保管だけではなく、「いつ・どこで・誰に番号を伝えたか」をしっかり記録しておくことも必要です。